单从功能层面来讲，IMAP服务与广泛使用的POP3相似，都是一种邮件获取协议，但IMAP协议比POP3协议更高级，它与POP3协议的主要区别是用户可以不用把所有的邮件全部下载，可以通过客户端直接对服务器上的邮件进行操作，用户可以通过浏览信件头来决定是否收取、删除和检索邮件的特定部分，还可以在服务器上创建或更改文件夹或邮箱，它除了支持POP3协议的脱机操作模式外，还支持联机操作和断连接操作。它为用户提供了有选择的从邮件服务器接收邮件的功能、基于服务器的信息处理功能和共享信箱功能。IMAP4的脱机模式不同于POP3，它不会自动删除在邮件服务器上已取出的邮件，其联机模式和断连接模式也是将邮件服务器作为“远程文件服务器”进行访问，更加灵活方便。比如说一封从iPhone4上发出的邮件，也会出现在iPad和闪电邮的已发邮件里。如果使用POP3，则没有这样的功能，所有的邮件都下载到本地，所有的操作也都只影响本地邮件，不能同步到邮件服务器，也不能同步到其他客户端。
系统采用模块化设计、具有良好的封装性，使系统具有强大的扩展性。邮件核心系统和邮件前端（Webmail）系统可以运行在不同的主机上，可以将软件的不同模块，如收发模块、用户认证模块、邮件存储模块、用户接入模块等，分别运行在不同的机器上，共同来完成整个电子邮件系统的功能。如果需要的话，每一种模块还可以再拆分在不同的服务器上运行，实现负载分担，因此系统可以根据需要和用户的使用模式进行定制。 通过多机集群技术，使运营商能够在处理海量邮件的发送、管理和存储。根据负载流量管理，运营商可以掌握系统的负荷状况，并根据业务发展需求来添加服务器。这种系统可以支持上百万乃至上千万的用户。
中小企业对于定制化邮箱服务的需求应当如何满足？定制化总是需要投入开发的过程，而非技术行业的中小企业大多不会有这样的资源；要中小企业为这种定制化支付费用是可以，但愿意承担的额度肯定是有限的。
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